Jumat, 19 Oktober 2018

Oleh: Heldy Monasophia Titarsole

 

Abstrak

 

Persaingan dunia global, regional dan nasional saat ini membawa dampak pada tingginya harapan untuk melahirkan SDM aparatur yang mumpuni. Oleh karena itu diklat-diklat yang selama ini dilaksanakan dengan hanya berorientasi pada kebutuhan temporer sudah saatnya ditinggalkan. Program-program diklat ke depan harus berorientasi pada competency based training. Dengan berorientasi pada pencapaian kompetensi pegawai maka diklat hanya akan terfokus pada rancangan untuk membangun diklat berbasis kompetensi yang dimulai dengan pemetaan kompetensi, yakni: kompetensi inti (core competency), kompetensi penunjang (supporting competency) dan kompetensi spesifik (specific competency). Jika sebuah diklat berhasil dirancang untuk memenuhi kebutuhan para user maka akan ada keyakinan bahwa diklat tersebut sekurang-kurangnya akan menutupi deskrepansi setiap kompetensi pegawai dalam pelaksanaan tugas dan fungsi.

Untuk mencapai idealism tersebut di atas maka sangat penting planning yang berkualitas untuk menghasilkan program-program diklat yang menjawab tuntutan dan perkembangan zaman tersebut. Fokus utama dalam tulisan adalah menganalisis pola planning program kediklatan pada Balai Diklat Keagamaan Ambon. Alat analisisnya adalah pola Training Need Analysis (TNA) yang dipakai dalam mendesain sebuah kebutuhan diklat. Metode yang dipakai adalah studi kasus yang bertolak dari persoalan yang terjadi pada saat rakor kediklatan 2012 di mana sebagian besar kepala kantor kementerian agama Kabupaten Kota  dari tiga provinsi yakni; Maluku, Papua dan Papua Barat mempertanyakan relevansi program-program kediklatan dengan kebutuhan dan kompetensi pegawai di kantornya.

Untuk menjawab permasalahan tersebut maka penulis tertarik untuk melihat pola apa yang dipakai oleh Balai Diklat Keagamaan Ambon dalam menyusun peta kebutuhan diklat yang kemudian melahirkan program-program diklat. Sistematika penulisan dimulai dengan menampilkan persoalan, membuat kajian teori, menganalisis program-program diklat yang ada pada Balai Diklat Keagamaan Ambon Tahun 2012 dan kemudian menarik kesimpulan dan saran.

 

Kata Kunci : Training Need Analysis, Program Diklat dan Kompetensi

 

PENDAHULUAN

 

  1. Latar Belakang.

 

Diklat PNS adalah proses belajar mengajar yang terencana dan difasilitasi oleh instruktur, pengelola dan penyelenggara dengan tujuan utama meningkatkan kemampuan peserta untuk memiliki pengetahuan (knowledge), ketrampilan (skill) dan sikap (attitude) yang dibutuhkan dalam menjalankan sejumlah tugas tertentu.

Untuk mencapai ketiga aspek tersebut di atas maka pengelola diklat penting sekali membuat Training Need Analysis (TNA) dalam rangka mendesain program-program kediklatan yang melahirkan sumber daya manusia yang oleh Corner dan Ulrich (1996:24) dikatakan akan berperan besar dalam menciptakan nilai (create value) baik nilai organisasi yang akan menjadi budaya organisasi maupun nilai yang berkaitan dengan output processes sebagaimana dikemukakan oleh Miner dan Crane (1985) yakni: Performance Appraisal, Productivity Measurement, Evaluation of the Consequences of Programs and Strategies.

Mengingat tingginya harapan untuk melahirkan SDM aparatur yang mumpuni maka diklat-diklat yang selama ini dilaksanakan dengan hanya berorientasi pada kebutuhan temporer sudah saatnya ditinggalkan. Program-program diklat ke depan harus berorientasi pada competency based training. Dengan berorientasi pada pencapaian kompetensi pegawai maka diklat hanya akan terfokus pada rancangan untuk membangun diklat berbasis kompetensi yang dimulai dengan pemetaan kompetensi, yakni: kompetensi inti (core competency), kompetensi penunjang (supporting competency) dan kompetensi spesifik (specific competency). Jika sebuah diklat berhasil dirancang untuk memenuhi kebutuhan para user maka akan ada keyakinan bahwa diklat tersebut sekurang-kurangnya akan menutupi deskrepansi setiap kompetensi pegawai dalam pelaksanaan tugas dan fungsi.

 

Persoalan yang dihadapi oleh lembaga diklat PNS adalah bagaimana mengelola program diklat berbasis kompetensi untuk menjawab tantangan tersebut di atas. Kenyataan yang terjadi di lapangan adalah masih terdapat beberapa persoalan elementer dalam sistem pengelolaan diklat yang dilaporkan dalam “Suara Diklat” (Volume VII.No.2,2012) sebagai berikut:

System diklat selama ini baru terfokus pada diklat penjenjengan, diklat fungsional dan diklat teknis belum tertangan i dengan baik.

  • Training needs analysis (TNA) belum atau bahkan tidak pernah dimanfaatkan untuk menghasilkan pola diklat yang sistematik dan berbasis kompetensi.
  • Desain diklat, kurikulum, jam pelatihan dan instruktur (widyaiswara) masih belum mengacu pada standar kompetensi yang dibutukan.
  • Belum ada regulasi dari Kementerian Agama yang mengatur kesesuaian antara kompetensi pegawai dengan kompetensi yang dipersyaratkan oleh jabatan tertentu.

Kasus pada Balai Diklat Keagamaan Ambon hampir sebagian besar program diklat yang dihasilkan masih terfokus pada diklat penjenjangan, diklat fungsional dan diklat teknis yang penentuannya hanya berdasarkan system siklus. Akibatnya pada rakor kediklatan yang diselanggarakan dari tanggal 3-4 September 2012 yang berlangsung di Hotel Manise Ambon ada banyak Kepala Kantor Kementerian Agama Kabupaten kota mempertanyakan relevansi program Kediklatan dalam menjawab kebutuhan setiap satuan kerja. Permasalahan ini menghantar saya untuk meneliti lebih jauh bagaimana penerapan pola TNA pada Balai Diklat Keagamaan Ambon.

  1. B.     Identifikasi Masalah.

Berdasarkan uraian dalam latar belakang tersebut di atas, ada beberapa masalah yang dapat diidentifikasikan sebagai berikut:

  1. System diklat selama ini di Balai Diklat Ambon baru terfokus pada diklat penjenjengan, diklat fungsional dan diklat teknis belum tertangani dengan baik.
  2. Training needs analysis (TNA) belum atau bahkan tidak pernah dimanfaatkan oleh Balai Diklat Ambon untuk menghasilkan pola diklat yang sistematik dan berbasis kompetensi.
  3. Desain diklat, kurikulum, jam pelatihan dan instruktur (widyaiswara) masih belum mengacu pada standar kompetensi yang dibutukan oleh satuan kerja di Maluku, Papua dan Papua Barat.
  4. Belum ada regulasi dari Kementerian Agama yang mengatur kesesuaian antara kompetensi pegawai dengan kompetensi yang dipersyaratkan oleh jabatan tertentu.
  • C.    Rumusan Masalah.

Bagaimana Training Need Analisis  dilaksanakan pada perencanaan program diklat yang berbasis kompetensi pada Balai Diklat Keagamaan Ambon?

  1. D.    Tujuan Penelitian

Untuk mengetahui pelaksanaan pola Training Need Analisis pada perencanaan program diklat yang berbasis kompetensi pada Balai Diklat Keagamaan Ambon.

  1. E.     Manfaat penelitian
    1. Sebagai salah satu syarat dalam memenuhi tugas akhir untuk mata kuliah Pengembangan Organisasi dan Perubahan.
    2. Memberikan informasi tentang hasil Training Need Analisis pada perencanaan program diklat yang berbasis kompetensi pada Balai Diklat Keagamaan Ambon.
    3. Memberikan pengetahuan baru bagi siapa saja untuk dapat melakukan penelitian lebih lanjut tentang Training Need Analisis.
    4. KAJIAN TEORI .
    5. A.      Pengertian TNA

Menurut Badarel Munir (2007), Analisis kebutuhan pelatihan (training need analysis) merupakan langkah awal dari fungsi perencanaan dalam manajemen pelatihan untuk menentukan kebutuhan pelatihan yang dirasakan perlu dan mendesak oleh suatu lembaga/instansi. Apabila proses penentuan kebutuhan pelatihan dilakukan dengan cermat dan detail, maka program pelatihan akan berjalan dengan baik dan tujuan pelatihan dapat tercapai seperti yang diharapkan. Analisis kebutuhan pelatihan (training need analysis) direncanakan dan dilaksanakan untuk memperoleh sejumlah data atau informasi tentang kondisi dan kebutuhan pegawai dalam melaksanakan tugasnya.

Diklat atau pelatihan bagi karyawan dari suatu organisasi (PNS) merupakan hal yang penting untuk menyiapkan karyawannya dalam mencapai tujuan organisasi. Salah satu tugas pokok organisasi dalam mengembangkan karyawannya agar dapat berkompetitif adalah melalui diklat. Untuk dapat mengetahui pelatihan apa yang cocok bagi setiap karyawan perlu dilakukan analisis  kebutuhan (training need analysis).

 

  1. B.       Langkah-Langkah dalam melakukan TNA

Untuk mengetahui kebutuhan pelatihan setiap karyawan yang ada dalam organisasi, maka yang harus dilakukan: (1) mengidentifikasi kebutuhan pelatihan; (2) menganalisis fungsi pekerjaan; dan (3) menetapkan sasaran pelatihan.

Analisis kebutuhan diklat mencakup: (http://www.lppi.or.id/index.php/module/Pages/sub/15)

  1. Kebutuhan Organisasi: Kelemahan umum apa yang dimiliki keseluruhan atau bagian dari organisasi yang mempengaruhi pencapaian sasaran organisasi.
  2. Kebutuhan pekerjaan:  Pengetahuan, kete-rampilan, dan sikap apa yang dibutuhkan untuk menjalankan peran dalam pekerjaan?
  3. Kebutuhan residual: Kebutuhan yang telah ada beberapa waktu (misalnya karena pada waktu yang lalu terjadi perubahan sistem, namun tidak ada atau hanya sedikit pelatihan). Kekurangan keterampilan apa yang tidak dikenali atau dikembangkan.
  4. Kebutuhan masa depan yang meliputi: (1) Pengetahuan, keterampilan, sikap untuk tugas dan sasaran baru atau yang sudah ada, (2) Keterampilan khusus yang dibutuhkan untuk mengimplementasikan perubahan: keteram-pilan manajemen perubahan (3) Keterampilan yang mungkin diperlukan jika perubahan yang diinginkan terjadi.
  1. C.  Hasil TNA.

Hasil TNA adalah tersedianya program-program diklat yang mengacu pada kebutuhan dan kompetensi pegawai pada organisasi tertentu. Program-program diklat tersebut dikelompokan lagi menjadi tiga bagian yang besar berdasarkan karakteristik dari kompetensi yang hendak dilatih, yakni:

  1. Program Diklat untuk Kompetensi inti (Core Competency); yakni diklat yang bertujuan melatih pegawai untuk memiliki sejumlah ketrampilan dan pengetahuan yang mendasar dalam jabatan-jabatan yang spesifik. Misalnya: Diklat Kepemimpinan, diklat administrasi keuangan.
  2. Program Diklat untuk Kompetensi Penunjang (Supporting Competency); yakni diklat yang bertujuan melatih pegawai untuk memiliki kemampuan yang lebih dalam menunjang tugas pokoknya. Misalnya: Diklat Komputer, Diklat Model-Model Pembelajaran.
  3. Program Diklat untuk Kompetensi Spesifik (Spesific competency), yakni diklat yang bertujuan melatih pegawai untuk melengkapi kompetensi inti yang dipersyaratkan dalam jabatannya. Misalnya; Diklat Barang dan Jasa Pemerintah untuk pejabat yang menjabat sebagai pengelola anggaran.

 

  1. Metode Penelitian.
Dalam penelitian ini, tujuan yang ingin dicapai adalah untuk mengetahui pengaruh TNA pada program-program diklat Balai Diklat Keagamaan Ambon. Manfaat yang diharapkan dari penelitian ini diantaranya sebagai informasi dan bahan pertimbangan dalam menyusun program pelatihan untuk meningkatkan kinerja pegawai dan kualitas pelatihan, Metode yang digunakan dalam penelitian ini adalah metode studi kasus. Tujuan dari studi kasus adalah untuk memberikan gambaran secara mendetail tentang latar belakang, sifat-sifat serta karakter-karakter yang khas dari kasus, ataupun status dari individu, yang kemudian dari sifat-sifat khas tersebut akan dijadikan suatu hal yang umum. Metode penelitian studi kasus, diharapkan dapat memberikan deskripsi atau gambaran, lukisan secara sistematis, faktual, akurat dan mendetail mengenai fakta pada suatu tempat atau lembaga yang diteliti. Data penelitian yang dibutuhkan diperoleh melalui wawancara dan studi dokumentasi. Subyek penelitian dipilih secara purposive yang terdiri dari ketua pelaksana diklat, dan staf pelaksana diklat di Kantor Balai Diklat Keagamaan Ambon yang berjumlah 3 orang.

III.   Temuan dan Pembahasan

Rancangan program kerja Balai Diklat Kegamaan Ambon Tahun 2012 adalah sebagai berikut:

  1. Seksi Diklat Tenaga Teknis Pendidikan Dan Keagamaan; memiliki tiga kelompok program diklat, yakni: diklat regular (table.1), diklat di tempat kerja (table.2) dan diklat jarak jauh (table.3) (semua table.lihat lampiran)
    1. 1.      Diklat Reguler (table.1.lihat lampiran)
Berdasarkan data di atas maka dapat dikelompokan jenis diklat regular atas dua bagian yang besar, yakni diklat untuk tenaga pendidik (guru) sebanyak 15 kegiatan diklat dan diklat untuk tenaga fungsional agama sebanyak 10 kegiatan. Total kegiatan 25 jenis. Berdasarkan hasil wawancara dengan Kepala Seksi Diklat Tenaga Teknis Pendidikan dan Keagamaan Balai Diklat Keagamaan Ambon semua jenis diklat pada table 1 ini diangkat berdasarkan siklus dan bukan berdasarkan TNA. Oleh karena itu ada beberapa jenis diklat yang masih muncul dalam program Tahun 2012 meskipun pada tahun sebelumnya sudah diprogramkan  seperti diklat guru matematika, agama Islam, Kristen dan Katolik. Kesimpulannya pada table.1 ini hasil program diklat reguler tidak didasarkan pada hasil TNA melainkan didasarkan pada siklus paket program diklat karena itu hasilnya lebih terfokus pada satu kompetensi saja yang pengembangan kompetensi inti. Pertanyaannya apakah ini menjadi kebutuhan guru? Untuk jawabannya dibutuhkan penelitian yang lebih dalam.
  1. 2.      Diklat di Tempat Kerja (Lihat Tabel.2 dalam lampiran)

Berdasarkan data pada table 2 di atas maka diklat di tempat kerja secara keseluruhan berjumlah 25 kegiatan. Adapun kualifikasi diklat sebagai berikut: untuk KTSP sebanyak 8 kegiatan, untuk Model Pembelajaran 3 kegiatan, Media Pembelajaran 4 kegiatan dan 5 Kegiatan untuk kompetensi guru dan 5 kegiatan untuk Karya Tulis Ilmiah bagi guru. Berdasarkan hasil wawancara dengan Kepala seksi Diklat Tenaga Teknis Pendidikan dan Keagamaan Balai Diklat Keagamaan Ambon semua jenis diklat pada table 2 ini diangkat berdasarkan siklus dan sebagian lagi atas dasar usulan yang diperoleh dari pelaksanaan DDTK.

  1. 3.      Diklat Jarak Jauh (Lihat.Tabel.3 dalam lampiran)
Berdasarkan data pada  table 3, maka  dapat disimpulkan sebagai berikut; bahwa sebagian besar program diklat yang dihasilkan oleh Balai Diklat Keagamaan Ambon diprioritaskan untuk gurudan masih terfokus pada pengembangan kompetensi inti ( lihat table 1 dan 3) dan kompetensi penunjang (lihat table.2). Diklat Jarak Jauh ini tidak didasarkan pada hasil TNA yang menunjukkan tingkat kebutuhan peserta diklat melainkan hanya didasarkan pada pengamatan dan asumsi terhadap kebutuhan guru di lapangan.
  1. Seksi Diklat Tenaga Administrasi.

Berdasarkan data pada table 4 (Lihat Lampiran)  maka dapat disimpulkan bahwa sebagian kecil program diklat yang dihasilkan oleh Balai Diklat Keagamaan Ambon untuk pegawai yang bekerja di kantor dan  sudah terfokus pada pengembangan kompetensi inti , kompetensi penunjang dan kompetensi spesifik (lihat table.4). Hal ini menunjukkan bahwa program diklat yang dihasilkan hanya didasarkan pada asumsi kebutuhan pegawai yang didasarkan pada siklus kediklatan yang terarah pada kebutuhan pegawai dan organisasi dan hampir mencakup semua kompetensi yang dibutuhkan oleh pegawai.